“We hebben inmiddels vijf officiële waarschuwingen gegeven. Ons dossier zit dus wel goed.”
Onlangs zat een ondernemer bij mij aan tafel. Hij vroeg mij hoe hij een dossier kon opbouwen bij disfunctioneren van een werknemer. Hij was ervan overtuigd dat een rechter weinig anders kon dan instemmen met een beëindiging van het dienstverband. Er lag immers een dik dossier op tafel, gevuld met e-mails, gespreksverslagen en waarschuwingen.
Toch stelde ik hem één eenvoudige vraag.
“Wanneer heeft u voor het eerst met uw werknemer besproken dat u niet tevreden was over zijn functioneren?”
Het bleef even stil.
“Eigenlijk pas toen we besloten dat het zo niet langer kon.”
En precies daar gaat het in de praktijk vaak mis. Niet omdat het dossier te dun is, maar omdat het gesprek te laat is begonnen.
Waarom een dik dossier niet altijd een goed dossier is
Werkgevers denken soms dat een dossier vooral bestaat uit zoveel mogelijk schriftelijke stukken. Hoe dikker de map, hoe sterker de zaak. Dat is een begrijpelijke gedachte, maar zo kijkt een rechter er meestal niet naar.
De hoeveelheid documenten is zelden doorslaggevend. Veel belangrijker is de vraag of uit die stukken blijkt dat een werkgever zorgvuldig heeft gehandeld en een werknemer een eerlijke kans heeft gegeven om zijn functioneren te verbeteren. Van een goed werkgever mag worden verwacht dat hij tijdig aangeeft wanneer het functioneren achterblijft, duidelijk maakt wat hij verwacht en een werknemer de gelegenheid biedt om zich te verbeteren.
Dat is niet alleen een kwestie van goed werkgeverschap, maar ook van juridisch belang. Wanneer een werkgever een arbeidsovereenkomst wil beëindigen wegens disfunctioneren, zal hij aannemelijk moeten maken dat de werknemer tijdig op het onvoldoende functioneren is aangesproken en een reële mogelijkheid heeft gekregen om dit te verbeteren. Een goed dossier is daarom geen doel op zich, maar een weerspiegeling van een zorgvuldig doorlopen traject.
Een dossier is dus geen verzameling verwijten. Het is een verslag van een zorgvuldig proces.
Hoe bouwt u een dossier op bij disfunctioneren?
Wie een dossier wil opbouwen bij disfunctioneren, denkt vaak aan waarschuwingen, gespreksverslagen en e-mails. In de praktijk begint een goed dossier echter veel eerder.
In mijn praktijk zie ik regelmatig dat een werkgever pas begint met vastleggen wanneer het vertrouwen eigenlijk al verdwenen is. De beslissing om afscheid te nemen is dan vaak al min of meer genomen. Vanaf dat moment worden gesprekken vastgelegd, waarschuwingen gegeven en bevestigingsmails gestuurd. Juridisch is dat vaak een lastig vertrekpunt.
Een goed dossier begint namelijk al op het moment dat de eerste signalen zichtbaar worden. Dat kan zijn wanneer afspraken steeds minder goed worden nagekomen, de kwaliteit van het werk achteruitgaat, collega’s structureel moeten bijspringen of klanten beginnen te klagen.
Juist op dat moment is het belangrijk om het gesprek aan te gaan. Niet om iemand terecht te wijzen, maar om duidelijk te maken wat u ziet, te vragen hoe de werknemer dat zelf ervaart en samen te onderzoeken wat nodig is om verbetering mogelijk te maken.
Waarom feedback de basis is van een goed dossier
Een goed dossier ontstaat niet doordat u formulieren invult. Het ontstaat doordat u als werkgever laat zien dat u serieus hebt geprobeerd een probleem op te lossen.
Dat betekent dat u concreet benoemt wat niet goed gaat, luistert naar de reactie van de werknemer, duidelijke afspraken maakt over wat beter moet en een redelijke termijn biedt om die verbetering ook daadwerkelijk te laten zien.
Een gespreksverslag is daarbij geen bewijsstuk dat u later tegen een werknemer gebruikt. Het is in de eerste plaats een hulpmiddel om samen duidelijk vast te leggen wat is besproken, welke afspraken zijn gemaakt en welke verwachtingen over en weer bestaan. Juist daardoor ontstaat helderheid en weten beide partijen waar zij aan toe zijn. Pas wanneer verbetering vervolgens uitblijft, krijgt een dossier juridische betekenis.
Veel werkgevers slaan deze stap onbewust over. Zij gaan ervan uit dat een werknemer zelf ook wel ziet dat het niet goed gaat. Maar wat voor de één vanzelfsprekend lijkt, hoeft voor de ander helemaal niet duidelijk te zijn.
Ook een werkgever mag leren
Niet ieder dossier is vanaf het begin perfect opgebouwd. Dat hoeft ook niet.
In de praktijk zie ik regelmatig werkgevers die achteraf zeggen dat zij eerder het gesprek hadden moeten aangaan. Soms wilden zij een werknemer niet kwetsen. Soms hoopten zij dat het probleem vanzelf zou verdwijnen. En soms ontbrak eenvoudigweg de tijd.
Dat maakt een werkgever nog geen slechte werkgever. Wel betekent het dat de aandacht eerst moet uitgaan naar herstel. Een verbetertraject is geen formaliteit die moet worden afgevinkt om uiteindelijk een ontslagprocedure te kunnen starten. Het is bedoeld om een werknemer een reële kans te geven om weer goed te functioneren. En opvallend vaak lukt dat ook.
Niet ieder probleem is een functioneringsprobleem
Regelmatig blijkt tijdens gesprekken dat de oorzaak ergens anders ligt. Misschien is de communicatie binnen het team verslechterd. Misschien zijn verwachtingen nooit duidelijk uitgesproken. Of speelt er een conflict waardoor het functioneren onder druk is komen te staan.
Juist in zulke situaties kan mediation veel duidelijk maken. Niet omdat daarmee ieder conflict verdwijnt, maar omdat partijen weer met elkaar in gesprek komen en duidelijk wordt waar het werkelijk om draait. Ook dat hoort bij goed werkgeverschap.
De grootste fout bij het opbouwen van een dossier
De grootste fout is niet dat een werkgever een keer een gesprek vergeet vast te leggen.
De grootste fout is dat een dossier pas wordt opgebouwd op het moment dat de uitkomst eigenlijk al vaststaat.
Werknemers voelen dat vaak feilloos aan. Gesprekken worden dan niet meer ervaren als een kans om te verbeteren, maar als een voorbereiding op ontslag. Dat maakt herstel moeilijker en leidt er regelmatig toe dat een conflict verder escaleert. Ironisch genoeg verzwakt dat vaak juist de juridische positie van de werkgever.
Tot slot
Als advocaat word ik regelmatig gevraagd of een dossier “sterk genoeg” is. Misschien is dat niet de eerste vraag die een werkgever zichzelf zou moeten stellen.
De betere vraag is:
“Kan ik achteraf oprecht zeggen dat ik deze werknemer tijdig heb verteld wat niet goed ging, hem heb geholpen om dat te verbeteren en hem daarvoor een eerlijke kans heb gegeven?”
Als u die vraag volmondig met “ja” kunt beantwoorden, bent u waarschijnlijk al een heel eind op weg naar een goed dossier.
Is het antwoord “nee”, dan is het misschien nog niet te laat om alsnog dat gesprek te voeren. Niet omdat u een dossier wilt opbouwen, maar omdat iedere werknemer recht heeft op duidelijkheid over wat er beter moet en een eerlijke kans verdient om zich te verbeteren.
Een dossier is uiteindelijk geen verzameling verwijten. Het is een verslag van een zorgvuldig proces.
Heeft u vragen over een verbetertraject of wilt u weten of uw dossier juridisch voldoende is opgebouwd? Neem gerust contact met ons op. Vaak kan tijdig juridisch advies veel problemen én procedures voorkomen.